Ter uma comunicação integrada pode ser a solução ideal se você busca maneiras de otimizar o tempo dos processos internos da sua clínica odontológica, ou então, se planeja diminuir os gastos no final do mês.
Mas para que isso seja possível, é importante poder contar com um sistema que permita essa integração entre os diferentes meios de comunicação presentes no seu negócio, das redes sociais aos e-mails.
Quer descobrir como integrar esses meios de forma simplificada? No texto de hoje, você encontra algumas dicas por onde começar:
Quais os principais meios de comunicação em uma clínica odontológica?
No dia a dia da clínica odontológica, existem diferentes meios de comunicação que te ajudam na prática, desde os internos, para trocar informações com a sua equipe, até os externos, para realizar contato com os pacientes.
Alguns deles, que podem fazer parte de um sistema de comunicação integrada, podem incluir:
WhatsApp e SMS
Por meio desses canais de comunicação, você pode enviar mensagens para emitir lembretes de pagamentos aos seus pacientes e também realizar o follow-up de orçamentos em aberto, por exemplo.
Eles ainda servem para fazer confirmação de agendamentos e de horários de consultas. Além disso, no caso do WhatsApp, você consegue automatizá-lo junto a um software odontológico e optar por uma de suas formas para facilitar esse envio:
- Totalmente automático: nessa modalidade, o sistema fica responsável por enviar a mensagem de confirmação para o paciente, e assim que ele responde, o status dentro do software muda automaticamente para cancelada ou confirmada, de acordo com a resposta. Mas para isso, é preciso adquirir um saldo de mensagens à parte, de forma paga.
- Semi-automático: a integração é diretamente com o WhatsApp Web da clínica, pelo navegador, e não tem custo de mensagens. Desta forma, com apenas dois cliques, você envia a mensagem e o paciente poderá confirmar a consulta por meio de um link, que também automaticamente muda o status da consulta para confirmado ou cancelado no sistema, sem precisar tomar nenhuma ação adicional.
Outro meio que possivelmente você já está familiarizado na rotina, mas que pode ser incluído em um sistema de comunicação integrada é o e-mail. Por ele, você consegue acompanhar mensagens de seus pacientes e funcionários, além de críticas, sugestões e elogios.
E embora possa exigir um pouco de tempo da sua rotina para mantê-lo organizado, ele é necessário para sanar dúvidas e apontamentos pontuais, além de ser uma ferramenta de marketing para seu negócio, criando um canal de relacionamento via newsletters e e-mail marketing.
Redes sociais
Além do WhatsApp, outras redes sociais também podem servir como um canal de comunicação na rotina. Por elas, é possível identificar tendências do mercado de odontologia e, com isso, atrair novos pacientes.
Elas também podem servir para divulgar momentos do seu dia a dia na clínica e também como vitrine para demonstrar o seu portfólio de tratamentos para seus seguidores, criando um vínculo de confiança com eles.
Algumas das mais utilizadas podem incluir:
- TikTok
- YouTube
Em um sistema de comunicação integrada, as redes sociais podem até aproveitar a utilização de materiais semelhantes entre si, mas com divulgação para diferentes públicos e faixas etárias.
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5 benefícios de ter uma comunicação integrada entre esses meios
Ao optar pela comunicação integrada entre WhatsApp, SMS, e-mail e outras redes sociais, você terá um acesso mais facilitado de informações na sua clínica odontológica, o que pode acabar te trazendo benefícios, tais como:
1 – Melhor organização
A primeira, e talvez uma das mais perceptíveis vantagens, é a organização de mensagens de seus pacientes em um só lugar. Isso torna o padrão para respostas mais uniforme, facilitando a visualização de retornos e agendamentos de consultas, por exemplo.
2 – Maior entrosamento da equipe
Como as mensagens ficam em um só lugar no sistema de comunicação integrada, não só você acaba se beneficiando, mas também sua equipe. Isso permite um maior entrosamento do time, fazendo com que todos fiquem na mesma página ao checar informações dos pacientes.
3 – Aumento de consultas
Ao ter uma visão mais ampla de todos os pacientes que fizeram contato, independentemente do meio utilizado, você poderá reforçar lembretes de contato, dias e horários de consultas ou melhores datas com orçamentos em aberto para fechar tratamentos.
Isso consequentemente gera um aumento no número de consultas feitas, melhorando também o seu faturamento ao final do mês.
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4 – Evita perdas financeiras
Assim como você consegue encontrar mais potenciais pacientes com o sistema de comunicação integrada, ele também permite que você fidelize os que já estão em contato com você.
Ou seja, ao mandar lembretes de consultas e acompanhar orçamentos, você evita com que esses pacientes desistam no meio do tratamento, ou ainda, ajuda na conversa com eles para compreender o que pode ser feito para atender às suas necessidades.
5 – Relacionamento de confiança com os pacientes
E por falar em conversar, dar essa atenção especial para cada um dos pacientes pode gerar um sentimento de confiança, resultando em novos retornos à sua clínica e também com recomendações de outros pacientes.
Como criar um sistema de comunicação integrada?
Para começar a dar os primeiros passos do seu sistema de comunicação integrada na clínica ou consultório odontológico, é fundamental poder contar com ferramentas que facilitem essa uniformidade.
É o caso do Simples Dental, o maior software odontológico da América Latina, que proporciona funcionalidades capazes de te ajudar a fazer a integração dos meios internos e externos em um só lugar.
Conheça algumas delas:
- Agenda online: ajuda a organizar suas demandas e pode ser integrada com o comando de voz da Alexa.
- Aplicativo Meu Doutor: faz com que seus pacientes tenham mais acesso às informações de sua clínica em um canal personalizado.
- Assinatura eletrônica: disponibiliza aos pacientes o preenchimento de assinaturas de documentos à distância, de forma segura.
- Pesquisa de satisfação automática: é enviada de forma automatizada a seus pacientes e faz com que você possa conferir o que eles acharam dos seus serviços.
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