O que é prontuário digital e para que serve?

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Prontuário Digital

Cada vez mais a tecnologia traz novas possibilidades para otimizar a rotina de consultórios odontológicos e gerar mais qualidade no atendimento, e a adoção do prontuário digital é uma das que mais fazem a diferença.

A digitalização da documentação odontológica permite que a dentista ou o dentista tenha acesso aos dados de pacientes de maneira muito mais ágil e organizada, dispensando o uso de papéis e planilhas.

Nele é possível registrar e acompanhar os procedimentos de cada paciente de forma detalhada e segura, com as informações necessárias para um atendimento assertivo e personalizado.

Ao utilizar um prontuário digital, as atividades do dia a dia se tornam mais simples e acessíveis, proporcionando um tempo maior em estratégias de atração e fidelização de clientes.

O que é um prontuário odontológico

Em linhas gerais, um prontuário odontológico é um documento que reúne todo o histórico e demais informações clínicas e pessoais de um paciente, desde sua primeira consulta.

Deve ser preenchido pela dentista ou pelo dentista e conter os dados da pessoa, como nome, endereço e contato, além da anamnese, diagnósticos, exames, tratamentos, odontograma e medicamentos.

De acordo com o Artigo 17 do Código de Ética Odontológica, “é obrigatória a elaboração e manutenção de forma legível e atualizada de prontuário e a sua conservação em arquivo próprio, seja de forma física ou virtual”.

De forma ampla, pois para cada categoria o prontuário e seu preenchimento sofrem algumas mudanças, o documento tem dois objetivos principais: clínico e jurídico.

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Prontuário digital ou físico, qual escolher

Para decidir entre manter a utilização do prontuário físico ou investir em um prontuário digital, primeiro é preciso analisar os prós e contras de cada formato de acordo com a realidade da sua clínica.

Segundo o Parecer 125/92 do Conselho Federal de Odontologia (CFO), um prontuário deve ser armazenado por, no mínimo, 10 anos após o último comparecimento do paciente no consultório.

Portanto, considere que ambos os modelos necessitam de espaço, seja físico ou na nuvem. A partir disso, a escolha fica a cargo do administrador da clínica, que pode ponderar sobre os benefícios de cada um.

Dica importante: para a elaboração de qualquer documento, é recomendável sempre consultar um advogado especialista na área para orientação.

Vantagens do prontuário digital

Ao optar por abandonar as tradicionais fichas de papel e ter o prontuário em formato digital, alguns dos principais benefícios que o modelo trará para sua clínica são:

Economia de tempo

Os prontuários precisam ser acessados diariamente, por isso mesmo que os arquivos sejam mantidos sempre organizados, você ou sua equipe invariavelmente gastam tempo nas tarefas de armazenar, separar e atualizar os documentos manualmente.

Três minutos não parece uma perda tão significativa para encontrar a ficha de um paciente, certo? Mas digamos que em um dia sejam atendidos 20 pacientes. Logo, 1h inteira foram dedicadas apenas à procura de prontuários.

Comparado a isso, ao utilizar o prontuário digital, o acesso às informações dos pacientes pode ser feito em questão de segundos, tornando tanto os processos quanto o atendimento muito mais rápidos.

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Economia de espaço físico

Pastas, fichários, arquivos, armários, salas. Clínicas que optam pelo modelo tradicional precisam investir em armazenamento físico para guardar os prontuários.

O resultado disso é uma grande quantidade de papel arquivada por anos, um gasto que pode pesar excessivamente no orçamento da clínica.

Em contraponto, prontuários digitais salvam todas as informações na nuvem, além de imagens e vídeos, precisando apenas de investimento em espaço digital e equipamentos eletrônicos.

Segurança

Outra vantagem do formato eletrônico é a garantia de que não haverá extravio ou perda das informações, ao contrário dos prontuários físicos, em que a probabilidade é muito maior.

Além disso, a Lei Geral de Proteção de Dados, que entrou em vigor em agosto deste ano, impacta diretamente todas as empresas que armazenam dados de seus clientes, incluindo clínicas odontológicas.

No caso de prontuários digitais, as políticas de segurança e atenção às regras ficam a cargo da empresa fornecedora da ferramenta. Já no caso do uso de prontuários físicos, a clínica é responsável pela segurança dessas informações de acordo com a LGPD.

Aumento da satisfação dos pacientes

Com o uso do prontuário digital, seu consultório demonstra que está atualizado em relação às novas tecnologias, transmitindo uma imagem positiva para o público.

Além disso, o fato de não perder tempo buscando pela ficha do paciente, por exemplo, permite que seja dedicado um tempo maior para a pessoa, contribuindo para um atendimento mais humanizado e personalizado.

Compromisso com o meio ambiente

Por último, a redução do uso de papel irá impactar não só no seu orçamento como também representa um compromisso social da sua clínica com o meio ambiente. O que colabora ainda mais com a credibilidade da sua imagem.

Como funciona o prontuário digital do Simples Dental

O software odontológico da Simples Dental é um dos mais completos do mercado. Com foco total na odontologia, é o sistema mais utilizado na América Latina, sendo a plataforma oficial da Dental Speed.

O Simples Dental conta com a funcionalidade de Prontuário Digital, que reúne todas as informações dos pacientes em um único lugar. As anamneses já vêm prontas e são ilimitadas.

A ferramenta também permite capturar e armazenar imagens diretamente no aplicativo, além de disponibilizar o cadastro dos principais medicamentos do mercado, com posologias completas.

Todo o histórico clínico do paciente está sempre disponível e pode ser acessado de forma simples, rápida e totalmente segura.

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