A agenda odontológica é conhecida como o coração da clínica porque é a principal ferramenta utilizada para coordenar e otimizar o fluxo de pacientes que serão atendidos em determinado período, além de garantir uma gestão de tempo mais eficiente para dentistas e suas secretárias.
E, assim como outros recursos, a agenda também passou por mudanças e melhorias ao longo do tempo, desde a sua criação em um convencional caderno com capa e folhas datadas, até hoje, com a inserção de itens que a tecnologia possibilitou.
Neste artigo, vamos falar um pouco sobre essa evolução e qual o momento que estamos vivendo hoje. Boa leitura!
História da agenda odontológica
A história da agenda odontológica caminha em conjunto com o desenvolvimento da odontologia como um todo, e, ao longo do tempo, o agendamento de consultas e o gerenciamento do fluxo de pacientes têm evoluído para acompanhar as mudanças tecnológicas e as necessidades dos profissionais da área. Veja como isso se desenvolveu:
Agendas Manuais
A agenda odontológica manual — também conhecida como a agenda de papel — é um método tradicional de gerenciamento de consultas, e pode ser uma opção viável para algumas clínicas ou profissionais que preferem uma abordagem mais simplificada.
Exemplos: agendas de papel, planners, bloquinhos de anotações.
Agendas Eletrônicas
A evolução das agendas físicas de papel são as agendas odontológicas eletrônicas: sistemas informatizados capazes de gerenciar o agendamento de compromissos, consultas e procedimentos com uma abordagem mais eficiente, rápida e tecnológica.
Exemplos: agendas online, programas de planilhas, softwares de gestão.
Funções complementares para a agenda odontológica
Além de sua função principal, a agenda odontológica também pode conter outras funcionalidades complementares que tornam a experiência dos dentistas, secretárias e outros profissionais envolvidos cada vez melhor. Veja as principais:
Sistemas de gerenciamento de prontuário eletrônico
Falando sobre uma evolução ainda maior, os softwares odontológicos atuais vão além da função simples de agenda ao integrar outros sistemas importantes como o gerenciamento de prontuário de forma eletrônica. Assim, é possível armazenar e gerenciar as informações clínicas de pacientes online, substituindo os tradicionais prontuários em papel por uma abordagem mais eficiente e segura.
Agendamento online
A tecnologia de realização de agendamentos online para clínicas odontológicas é uma solução inovadora que facilita o processo de marcação de consultas e atendimentos para pacientes e profissionais de odontologia, além de otimizar seu tempo e tornar a marcação de consultas mais conveniente, eficiente e acessível para ambas as partes envolvidas.
Lembretes automatizados
Os lembretes de consultas que antes dependiam de um processo completamente manual, agora podem ser automatizados em softwares odontológicos modernos.
Assim, o paciente receberá um aviso por mensagem no WhatsApp solicitando que ele confirme o comparecimento em data e horário determinado, e, automaticamente, o dentista também terá essa confirmação sinalizada em sua agenda digital.
Tecnologia de integração com calendários pessoais
A tecnologia de integração com calendários pessoais para agendas odontológicas é uma funcionalidade que permite sincronizar as marcações de consultas e compromissos agendados em um sistema de agendamento da clínica odontológica com os calendários pessoais dos pacientes. Esses calendários pessoais podem incluir aplicativos populares, como o Google Agenda, Apple Calendar, Outlook ou outros calendários digitais que os pacientes utilizem.
Inteligência artificial e automação
A utilização da Inteligência Artificial (IA) e da automação na gestão de agendas odontológicas pode trazer diversos benefícios, aprimorando a eficiência do agendamento, melhorando a experiência do paciente e otimizando o trabalho dos profissionais de odontologia, principalmente quando o assunto é IA por comandos de voz.
Como escolher o melhor tipo de agenda odontológica?
Para entender qual o melhor tipo de agenda odontológica, é preciso avaliar alguns aspectos importantes, tais como:
- Digitalização da odontologia: sair do papel para o digital é essencial para gestores que buscam evoluir e estar à frente de seus concorrentes;
- Sistemas de gerenciamento de consultas: otimização de agendamentos e diminuição de erros humanos;
- Agendamento online e aplicativos móveis: conveniência e independência para os pacientes poderem marcar suas consultas;
- Lembretes e notificações automatizadas: comunicação excelente com pacientes;
Agenda por comando de voz: consultar informações com a mobilidade de estar em qualquer lugar; - Aspectos éticos e legais: o armazenamento em nuvem exige cumprimento de leis LGPD, relacionadas à privacidade e segurança dos pacientes.
Afinal, o que há de mais atual para a agenda odontológica?
Gestores de clínicas ou consultórios odontológicos que desejam estar à frente de seus concorrentes devem estar constantemente buscando maneiras de aprimorar seus serviços e proporcionar uma experiência encantadora aos seus pacientes.
A tecnologia é imprescindível nesse processo de melhoria contínua e, no momento, uma das mais avançadas para agendas envolve comandos por voz com habilidades (skills) de Inteligência Artificial (IA).
Recentemente, o Simples Dental – software odontológico da Dental Speed – passou por uma atualização e trouxe consigo novas funcionalidades, entre elas, uma skill para a Alexa, em que é possível conversar e obter atualizações sobre a sua agenda por meio de comandos de voz.
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