A agenda de dentista é um dos itens mais importantes de um consultório ou clínica odontológica, e quem a gerencia sabe que é fundamental manter a organização das consultas e compromissos para que a demanda se ajuste à rotina desses profissionais.

Mais que isso, a organização da agenda também impacta diretamente nos resultados do negócio, pois permite acompanhar e medir dados como a quantidade de retornos, número de pacientes particulares, procedimentos que mais faturam, entre outras informações que auxiliam a determinar estratégias de vendas mais assertivas.

Contudo, a tarefa nem sempre é fácil, pois exige principalmente um gerenciamento diário. Neste artigo, confira sete dicas de como organizar de forma eficiente a agenda da sua clínica.

Utilize uma agenda online

Quando se fala em organização de agenda, o controle de consultas e compromissos fica muito mais fácil com a utilização de uma agenda online. Portanto, a primeira dica é: aposente sua agenda de papel!

Isso porque em comparação com a agenda impressa, a digital traz inúmeros benefícios, como:

  • Facilidade de acesso e edição de agendamentos de qualquer lugar e a qualquer momento;
  • compartilhamento simultâneo com toda a equipe;
  • otimização de tempo e processos mais ágeis;
  • melhora na qualidade do atendimento;
  • segurança de dados.

Além disso, o ideal é que a agenda online seja integrada a um software odontológico, que permite também a gestão de prontuários de pacientes, controle financeiro, entre outros recursos para facilitar a rotina de dentistas e secretárias.

O Simples Dental, plataforma oficial da Dental Speed, por exemplo, possui funcionalidades de Agenda Online, Prontuário Digital, Gestão e Controle Financeiro e Marketing e Vendas, além de recursos como:

  • integração com o WhatsApp Web;
  • assinatura eletrônica;
  • aplicativo Simples Dental, para acesso à agenda, equipe e fichas de pacientes;
  • aplicativo Meu Doutor, com foco na comunicação entre paciente e clínica;
  • funil de vendas personalizado;
  • integração com maquininha de cartão.

Com a ferramenta, a dentista ou o dentista dispõe de todos os recursos que precisa para a gestão de sua clínica ou consultório, sem depender de inúmeros papéis ou mesmo de sua secretária para conferir determinadas informações e horários.

Em resumo, utilizar uma agenda online é o primeiro passo para garantir a melhor organização da sua clínica ou consultório e, integrada a um software odontológico, toda a sua gestão se torna mais eficiente e rentável.

Faça as contas: quanto você gasta com papel hoje e quanto gastaria com um software que, além de facilitar sua rotina, trará um retorno financeiro?

Simples Dental software odontológico

Equilibre os atendimentos

Para evitar tanto a ociosidade na agenda quanto os horários lotados, uma dica de organização bem importante para qualquer clínica é equilibrar os atendimentos mais demorados e os mais rápidos.

Por exemplo, é comum que consultas de rotina, retornos e manutenção, na maior parte dos casos, sejam mais ágeis.

Por outro lado, a primeira consulta de um paciente costuma ter uma duração maior, pois é preciso conhecer a pessoa, seu histórico de saúde bucal, fazer as perguntas da anamnese, preencher seu prontuário e, por vezes, fazer exames.

Frente a isso, equilibrar as consultas de pacientes novos e recorrentes possibilita otimizar melhor o tempo tanto de dentistas quanto da secretária, além de permitir encaixes ou agendamento de consultas de emergência.

Faça intervalos de segurança

Outro fator que faz a diferença na organização da agenda é o intervalo entre as consultas, pois mesmo equilibrando os atendimentos é preciso considerar a possibilidade de imprevistos.

Por exemplo, um procedimento que acaba sendo mais demorado interfere diretamente nos próximos agendamentos e pode fazer com que pacientes esperem mais do que foi calculado.

O tempo desse intervalo de segurança pode variar de acordo com o fluxo de atendimentos da clínica e os tipos de procedimento, porém 10 minutos, na maior parte dos casos, já auxiliam a garantir que a consulta não extrapole tanto o tempo planejado.

Esse período também promove uma maior satisfação daqueles pacientes que chegam mais cedo e podem ser atendidos com antecedência, além de ser usado também para que a dentista ou o dentista se prepare para o atendimento seguinte.

Preze pela pontualidade

Não é apenas a pontualidade dos pacientes que impacta na organização dos atendimentos, mas principalmente a pontualidade da clínica.

O atraso de fornecedores na entrega de produtos ou a demora do protético com o material podem comprometer uma consulta ou procedimento agendado.

Por isso, uma dica preciosa para a organização não só da agenda, mas da gestão e funcionamento da clínica como um todo é: seja pontual e preze pela pontualidade de toda sua equipe e terceiros.

A pontualidade agrega valor no serviço e, principalmente, fideliza seus clientes.

Entrega rápida de produtos odontológicos na Dental Speed

Utilize sistemas de confirmação

A tarefa de confirmar as consultas, uma das mais comuns na rotina de um consultório, pode ─ e deve ─ ser facilitada e otimizada com o uso da agenda online integrada a um software odontológico.

O Simples Dental, por exemplo, oferece a confirmação de consultas de duas formas: por automação e pelo WhatsApp Web.

Com a automação, o software envia confirmações automáticas por WhatsApp e/ou SMS. Ao receber as mensagens, basta que os pacientes respondam “SIM” ou “NÃO” para que a consulta seja confirmada ou cancelada no fluxo da agenda no sistema.

Já a integração com o WhatsApp Web permite personalizar as mensagens de confirmação de consulta e agilizar a comunicação com pacientes em apenas três cliques.

Dessa forma, a secretária só precisa acompanhar esse fluxo de confirmações, cancelamentos e respostas pendentes para diminuir o índice de faltas e aumentar a chance de conversão de orçamentos e oportunidades.

Segundo dados do próprio Simples Dental, o sistema de confirmação possibilita uma economia de tempo de até 30% nas atividades da clínica, o equivalente a uma média de 2 horas por dia que podem ser utilizadas para ações mais estratégicas ou investidas em um bom atendimento.

Treine a pessoa responsável

Se a clínica dispõe de uma pessoa responsável pela agenda, como a secretária ou auxiliar, é fundamental que ela seja treinada para fazer a gestão correta das consultas e compromissos.

Esse alinhamento deve ser feito tanto com relação à forma como a dentista ou o dentista, além do restante da equipe, trabalham e atendem, quanto ao funcionamento da agenda online e demais funções do software odontológico.

Isso faz com que a pessoa esteja a par de todo o dia a dia da clínica para auxiliar os profissionais, fazer um bom atendimento e transmitir segurança aos pacientes, além de ter autonomia para tomar decisões a respeito de horários e datas.

Faça pós-venda

Por último, uma dica que não pode faltar é: utilize a agenda para fazer o pós-venda.

O pós-venda é uma estratégia que consiste no relacionamento com o paciente após a consulta.

Com o auxílio da agenda é possível manter esse contato de forma organizada, sem que ele seja muito insistente ou pouco frequente, além de ter em mãos todas as informações sobre a consulta para saber qual tipo de pós-venda pode ser feito.

Dessa forma, uma vez por semana, por exemplo, a pessoa responsável pela agenda pode entrar em contato com os pacientes desse período, cujo objetivo pode ser alguma das opções abaixo:

  • verificar a satisfação do atendimento;
  • identificar pontos de melhoria;
  • oferecer novos serviços ou pacotes personalizados;
  • esclarecer dúvidas ou solucionar eventuais contratempos;
  • oferecer programas de fidelização;
  • pedir a indicação da clínica a outros pacientes.

Essas informações permitem pensar em estratégias para melhorar até mesmo os processos no seu consultório.

Quer saber mais sobre como aumentar a eficiência da sua agenda e vender mais? Conheça a solução da Simples Dental, que oferece todas as ferramentas que você precisa para sua clínica crescer!

Compra de produtos odontológicos através do aplicativo dental speed
Redatora em Simples Dental
Redatora da Simples Dental, formada em Jornalismo e especialista em produção de conteúdo.
Andriele Pereira

Artigos relacionados

Education Template