Semana passada estava em uma vídeo chamada com alguns colegas dentistas conversando sobre as nossas metas e expectativas para 2021, então, surgiu um questionamento interessante nesse papo que eu gostaria de trazer para você também: se você pudesse assistir uma prévia do próximo ano, aceitaria o convite? 

Eu sei que imprevistos acontecem, a pandemia do novo coronavírus está aí para não nos deixar esquecer disso, mas você concorda comigo que um planejamento bem feito pode funcionar como um trailer do próximo ano? 

Certamente sim, por exemplo, ano passado quando organizamos o planejamento para a minha clínica em 2020 nunca imaginamos enfrentar uma pandemia no meio do caminho. Mas, mesmo assim, nossos resultados não foram diferentes do que tínhamos projetado para o ano. De fato, isso é fruto de um bom planejamento com metas reais e possíveis de serem realizadas. 

Por certo muitas dessas metas envolviam o crescimento da clínica, tanto no sentido de faturamento quanto na questão da maturidade do meu negócio. 

Se você se interessa por esse assunto, recomendo que leia esse outro artigo que escrevi com o meu passo a passo para metas realizáveis. 

 

 O que fizemos para atingir as metas?

 

Para acompanhar esse crescimento lançamos mão de um software de gestão, que nos apresenta dados imprescindíveis para ajustarmos nossas ações conforme o resultado desejado. 

Assim como eu, você deve saber a dificuldade que é entender e acompanhar os indicadores da gestão de um consultório, mas com o Simples Dental conseguimos mantê-los à vista e de forma bem simplificada. 

 

Motivos para investir em software de Gestão:

Neste artigo resolvi listar algumas razões que mostram porque você deveria contratar um software de gestão para ter um 2021 com melhores resultados profissionais. 

1. Ter uma agenda online transforma a sua rotina 

Sem dúvida, hoje, a maioria dos dentistas já tem uma agenda online, mesmo que seja a do Google, a maioria de nós já entendeu a importância de poder consultar essa ferramenta em qualquer lugar. 

Com o intuito de acompanhar suas consultas do dia-a-dia e ter a agenda no celular com a possibilidade de mudar a situação de uma consulta para confirmada ou cancelada, já é uma grande facilidade para um dentista que veio direto da agenda de papel. 

Mas, com um software a gente consegue ir muito além de só ter uma agenda online. No Simples Dental, por exemplo, você consegue automatizar muitos processos dentro dela. Sendo assim, é possível inclusive, programar mensagens de confirmação de consulta que irão direto para o celular do seu paciente, que ao confirmar ou cancelar, tem o status alterado automaticamente na sua agenda. 

Ou seja, imagine quanto tempo da rotina da sua secretária você ganha com essa simples mudança? Inegavelmente, esse tempo ganho é valioso, e poder ser usado para colocar em prática outras atividades que também vão aumentar a receita do seu consultório, como por exemplo, entrar em contato com os pacientes que não fecharam orçamento. 

Aliás, achei importante trazer esse exemplo em específico porque muitos dentistas não sabem, mas na pesquisa de mercado que fizemos esse ano, chegamos a uma valor surpreendente que mostra um aumento do faturamento de 20% a 30% a mais por ano em clínicas que fazem follow up com seus clientes. 

 

2. Financeiro fácil de gerenciar 

Pode ter certeza, gerenciar o financeiro do seu negócio mudará radicalmente a forma de você planejar e prever o futuro da sua clínica. 

Surpreendentemente, há algumas pesquisas que apontam que 50% dos pequenos empresários do Brasil não sabem se tem lucro ou prejuízo. Ou seja, são empreendedores que não olham para o fluxo de caixa, misturam gastos pessoais com profissionais, entre outras falhas que vão minando a vida útil do negócio. 

Porém, a odontologia e os dentistas não são exceção e também sofrem com a falta de controle orçamentário. Isto é, alguns profissionais são excelentes, mas não conseguem alcançar o sucesso porque pecam nesse ponto. 

Mas com um software você consegue ter informações valiosas, como ticket médio, entradas e saídas e outros recursos de fácil visualização que farão você enxergar a gestão financeira do seu consultório com outros olhos. 

Contudo, no Simples Dental, além dessas vantagens você tem a maquininha de cartão totalmente integrada ao sistema, centralizando todas as entradas e saídas em um só lugar de forma automática. 

Além disso, também oferece a possibilidade da emissão de boletos dentro do próprio sistema, sem a necessidade de você ter contratos com bancos, evitando toda aquela burocracia e facilitando oferecer mais essa forma de pagamento para seus pacientes. 

Uma vez que implementar diferentes formas de pagamento para seus pacientes é um ponto chave para manter a saúde do seu financeiro, mas esse é um assunto para outro artigo. Se você gostou do tema, pode deixar aqui nos comentários para eu preparar esse material. 

Simples Dental

3. Armazenar seus dados com segurança 

Em 2006, o matemático Clive Humby falou algo que seria repetido algumas milhões de vezes em conversas e apresentações de empresas: Data is the new Oil , ou, no português, dados são o novo petróleo. 

Todavia, existem muitos artigos que criticam a comparação, mas, tendo em vista a forma como atraímos e somos reconhecidos pelos pacientes, sou obrigado a concordar com o Humby. 

Ou seja, os dados dos seus pacientes e suas fichas e informações tem um valor inestimável para nós dentistas. Ao mesmo tempo, fico com dúvidas: 

  • Por que correr o risco de não encontrar um documento importante? 
  • Por que utilizar a ficha do paciente, que tem um espaço limitado, para centralizar informações essenciais na relação? 
  • Como pode alguém não se preocupar com sigilo, segurança e disponibilidade? 

 

Sem dúvida, impedir que suas informações sejam perdidas é um dos principais objetivos da maioria dos softwares de gestão odontológica. 

Dessa forma, o Simples Dental utiliza os mesmos servidores de grandes bancos, se igualando às tecnologias mais confiáveis no mundo quando o assunto é armazenamento de dados, para garantir que você tenha suas informações sempre que precisar. 

 

4. Manter pacientes engajados em tratamentos de ortodontia 

Certamente se você atende ortodontia, entende a importância de lembrar de marcar a consulta do paciente todo santo mês.  

Contudo, nós sabemos que a falta de engajamento é um dos maiores causadores da perda de pacientes e por isso é importante ter uma visualização prática dos que estão ativos, os que estão com retorno atrasado, novos pacientes e muito mais. 

Portanto você consegue ter um controle parecido com isso na maioria dos softwares mas, tomando como exemplo o Simples Dental que possui um módulo de ortodontia exclusivo, você pode visualizar tudo isso, além de também conseguir: 

  • Cadastrar manutenções automáticas de uma vez só; 
  • Descobrir pacientes sem consultas marcadas para os próximos meses; 
  • Emitir boletos das manutenções sem burocracia ou convênio com bancos; 
  • Controlar débitos em atraso: o Simples ajuda você a identificar os pacientes com situação pendente de regularização. 

 

Com tudo isso, fica fácil criar ações de engajamento e aumentar as chances de ser aquele dentista com chuva de recomendações. 

 

5. Acompanhe os principais indicadores de gestão 

Os indicadores são tão importante para a sua clínica, quanto um painel é para um carro, por exemplo: nele, você consegue ver qual a sua velocidade, quanto você tem de combustível, a temperatura do motor, entre outras coisas. 

Ou seja, no seu consultório você também precisa de informações para saber como está seu desempenho e se você vai conseguir fazer uma viagem tranquila. 

Contudo, a maioria das Universidades não nos preparam para analisar essas informações, o que acaba gerando dentistas muito bons tecnicamente, mas falhos na gestão. 

Do mesmo modo, eu conheço dentistas do Brasil inteiro e posso garantir para vocês: dentistas que entendem de gestão ganham mais dinheiro. 

Por isso, separei 3 indicadores que, na minha opinião, são os mais importantes para o consultório. 

Em suma, se você ainda não acompanhava, deve começar a medir a partir de agora. 

  • Entender como o paciente chegou na sua clínica: a resposta dessa pergunta faz muita diferença nas suas ações de marketing. Com ela você entende onde a sua comunicação está sendo efetiva e onde pode melhorar. 
  • Porcentagem de orçamentos aprovados: sem essa porcentagem você não sabe se está vendendo bem, se seus preços estão atraentes ou se sua condições de pagamentos estão boas. 
  • Ticket médio: é a média de gastos que os pacientes têm com você. Esse número serve para você conseguir ganhar mais dinheiro com a mesma quantidade de pacientes. 

 

No Simples Dental você consegue acompanhar seus indicadores em tempo real no painel de Inteligência que te mostra os principais números da sua clínica de forma prática e simplificada. 

 

6. Ganhar mais tempo para investir 

Enfim, sem dúvidas, uma das maiores entregas que um software de gestão pode dar aos dentistas é permitir que gastem mais tempo com o que realmente importa. 

Portanto, converter sua clínica para a gestão digital será um passo importante para permitir que outras melhorias sejam implementadas. 

Todavia, não vou mentir: vai depender do quanto você mergulha nisso. Surpreendentemente, já ouvimos casos de dentistas que dobraram o faturamento e abriram a segunda clínica em um ano. 

Acho que essas razões já poderiam fazer você dar uma olhada no Simples Dental e confirmar que não estou blefando (se quiser testar, nós te damos 7 dias gratuitos). 

 

Um abraço e até mais! 

Dr. Ramon Maciel

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