Produtividade no consultório odontológico

Produtividade no consultório

Estamos acostumados a uma rotina agitada, baseada no imediatismo e em tentar dar conta de diferentes tarefas ao longo do dia. No consultório odontológico esse cenário não é diferente, o dia a dia do cirurgião-dentista, na maioria das vezes, não se limita aos atendimentos da agenda.   

É comum que profissionais precisem dividir o seu tempo com a gestão do seu negócio e equipe, com os seus estudos, que na Odontologia nunca param, e ainda ter momentos destinados à família, lazer e cuidados com a saúde física e mental. 

O grande segredo para conseguir realizar todas essas tarefas é fazendo uma gestão correta do seu tempo. Para isso, são necessários diversos fatores, como organização, planejamento, mudança de hábitos e uso das ferramentas corretas que, se colocados em prática, sem dúvidas resultarão em um aumento da produtividade. 

Quer saber por onde começar? Nesse artigo vamos abordar diversos aspectos que possibilitam uma rotina mais produtiva. Te convidamos a ler e levar essas boas práticas para a gestão do seu consultório odontológico. Vamos lá? 

Mas o que é produtividade, afinal? 

A produtividade está relacionada à eficiência e rendimento na produção de algo ou execução de alguma tarefa, dentro de um determinado período de tempo. Ou seja, é o equilíbrio entre a quantidade de tarefas e a qualidade com que são executadas.   

Quem nunca se sentiu improdutivo? Dias em que as tarefas são feitas às pressas ou ficam inacabadas são comuns. Contudo, no caso do consultório, é importante que a produtividade seja um dos principais pilares da sua gestão em Odontologia. 

Atividades feitas pela metade, esquecidas ou inconcluídas podem impactar os resultados do seu consultório e, ainda, afetar a qualidade do serviço prestado aos clientes.  

Práticas que contribuem para a produtividade 

A seguir vamos conferir alguns fatores que, se bem alinhados, contribuirão para um consultório mais produtivo: 

Boa comunicação interna 

A comunicação, sem dúvidas, é um dos aspectos que mais impactam na produtividade. Uma equipe que não se comunica corretamente, na maioria das vezes, não possui os objetivos do consultório bem alinhados. Por isso, é importante que cada colaborador tenha ciência de tudo o que é necessário para que ele execute sua tarefa. Da mesma maneira, é interessante que haja um canal de comunicação entre a equipe, seja por e-mail, reunião, quadro de avisos, ou alguma outra maneira de deixar todos na mesma página. 

Autonomia da equipe 

Modelos de trabalho burocráticos e centralizadores são os maiores inimigos da produtividade. É importante que o cirurgião-dentista, como gestor do consultório, confie em sua equipe de trabalho e saiba delegar tarefas. Um profissional que entende sua posição de trabalho e possui autonomia para realizá-lo, se torna mais confiante, motivado e, consequentemente, mais produtivo, consciente do quão importante é o seu papel dentro do consultório. Do mesmo modo, o líder passa a ter um papel menos controlador e mais consultivo perante a sua equipe. 

Organização de tarefas  

Uma das grandes aliadas da produtividade é a organização. Logo, é fundamental que todas as atividades do consultório sejam mapeadas, a fim de compreender o tempo gasto em cada tarefa, a quantidade de pessoas envolvidas e o nível de prioridade. Ciente dessas informações, o gestor consegue delegar as tarefas de forma mais assertiva e eficiente. Além disso, a organização permite eliminar tarefas repetidas e desnecessárias, focar nas demandas que mais trazem resultados para o seu negócio e aproveitar melhor o tempo de trabalho de sua equipe. 

A importância de definir metas 

Metas nada mais são do que meios utilizados para se conquistar determinado objetivo. Enquanto objetivos estão relacionados a questões qualitativas, ou seja, são basicamente definições do que queremos alcançar, as metas são quantitativas e descrevem, de forma mais específica, como, quanto e quando iremos chegar ao resultado. 

Em suma, podemos considerar que metas são equivalentes a objetivos, somados ao quanto (em valor) queremos evoluir ou crescer dentro um determinado período de tempo. 

Mas porque é importante defini-las? Essa é uma ótima pergunta!  

Lewis Carroll, escritor do clássico infantil “Alice no País das Maravilhas”, traz uma ótima reflexão em um dos diálogos de seu livro. 

Trata-se se um momento da história em que Alice, personagem principal, caminha perdida pela floresta. De tal forma que, ao pedir ajuda a outro personagem, representado por um gato, ela recebe uma importante resposta, algo que se tornou uma célebre citação reproduzida no mundo inteiro: 

“Se você não sabe para onde ir, qualquer caminho serve”. 

Mesmo tratando-se de um livro de ficção, essa frase representa muito bem o porquê de se definir objetivos e estipular metas quando se tem um consultório. Afinal, quando você não sabe onde quer chegar, simplesmente não terá controle dos resultados do seu negócio e ficará à mercê da sorte. 

Metas são fundamentais para o crescimento e evolução de qualquer empresa. Além de permitir que tarefas sejam executadas de forma estratégica e assertiva, auxiliam você e seu time a manter um ritmo de trabalho, de forma contínua e gradual e, ainda, possibilitam uma cultura de mensuração de resultados, um dos principais indicadores de que se está no caminho correto para alcançá-las. 

Então, como definir as metas do seu consultório?

É fundamental que as metas do seu consultório sejam bem definidas, alinhadas ao seu negócio e seguidas de um plano de ação. Também precisam ser realistas, do contrário, além de não atingir o resultado, irão gerar grandes frustrações. 

Ciente disso, o primeiro passo é definir os objetivos do seu consultório. Esses objetivos podem ser, por exemplo: 

• se tornar uma referência em odontologia no seu bairro ou cidade; 
• aumentar a quantidade de pacientes; 
• faturar um valor x; 
• reduzir o número de faltas; 
• atender mais especialidades; 
• entre outros. 

São inúmeras as possibilidades e elas devem ser analisadas e escolhidas de forma estratégica, de acordo com o cenário e realidade do seu negócio. Após selecionar os principais objetivos, você pode passar para a etapa de criação de metas. 

Método SMART:

Uma forma de elaborar metas de forma organizada e assertiva, é empregando uma metodologia inteligente conhecida como “SMART”. Utilizada por organizações no mundo inteiro, ela consiste em basicamente 5 princípios, conforme mostra a imagem a seguir: 

Dessa maneira, em forma de acrônimo, cada letra representa um direcionando a ser seguido para a criação da meta: 

S – Specific: A Meta precisa ser específica.

Definir metas muito amplas e vagas não são uma boa maneira de atingir os seus objetivos. As metas precisam ser específicas, contendo algum valor de crescimento e/ou prazo para ser alcançada. Conforme já citamos ao longo do artigo, não basta apenas desejar que seu negócio seja rentável, por exemplo, é preciso definir o quão rentável e em quanto tempo isso irá acontecer. De tal forma que a meta se torne clara para todos os envolvidos. 

M – Measurable: A Meta precisa ser mensurável.

De nada adianta definir as metas e não conseguir acompanhar o seu progresso. Na hora de defini-las é importante selecionar quais os indicadores de resultado. Esses dados serão o seu guia e indicarão se você está perto ou longe de alcançá-las, se precisa envolver mais pessoas no processo ou implementar alguma outra mudança que ajudará a chegar ao resultado esperado. 

A – Achievable: A Meta precisa ser atingível. 

Sonhos e grandes desejos não devem ser podados, pelo contrário, precisam existir em qualquer empresa, pois são grandes aliados da motivação. Contudo, metas precisam ser atingíveis ou serão um prato cheio para a frustração. Ao escolhê-las é necessário ter em mente a realidade do seu negócio e o cenário ao qual você está inserido, além de mapear os recursos que você tem disponível para alcançá-las. 

R – Realistic: A Meta precisa ser relevante. 

Metas precisam ser relevantes e estarem alinhadas aos seus objetivos. Após definidas, faça um exercício: reveja cada uma delas individualmente e questione se elas de fato estão de acordo com os propósitos e valores do seu consultório odontológico. Se não fizer sentido, significa que você precisa rever a sua meta. 

T – Time-based: A Meta precisa ter um tempo/ prazo. 

Metas sem um prazo estipulado são sinônimo de procrastinação. Logo, o prazo para o cumprimento de uma meta é algo primordial ao defini-la. Pode ser um mês, uma semana, um ano, vai depender muito do objetivo a ser alcançado, mas também é importante que seja realista e possível de ser atingível, do contrário, poderá desmotivar a sua equipe. 

Técnicas e metodologias para produtividade 

Agora que você já sabe como definir metas assertivas e alinhadas aos objetivos do seu consultório, podemos voltar a falar sobre produtividade. Afinal, é isso que permitirá que as metas sejam alcançadas. 

Além dos fatores citados anteriormente neste artigo e que contribuem para a produtividade, como: boa comunicação interna, autonomia da equipe e organização de tarefas, também é possível incluir o uso de diferentes técnicas e metodologias na administração do seu negócio. Implementar uma cultura ágil, por exemplo, pode ser uma ótima oportunidade de mudar os formatos de trabalho. 

A seguir, entenda um pouco mais sobre Cultura ágil e suas metodologias: 

Cultura ágil

Com sua origem na área de tecnologia, a cultura ágil se tornou uma das técnicas mais utilizadas por empresas que almejam uma maior produtividade e foco em resultados. A cultura ágil aborda diversas metodologias e algumas delas podem ser utilizadas dentro do consultório. 

Confira algumas delas: 

Kanban:  Um método que utiliza cards ou cartões, separados por cores ou tamanhos diferentes, a fim de especificar tarefas. É uma forma visual e prática de acompanhar diversas etapas de um processo, além de facilitar a identificação de quais tarefas já foram concluídas e as que ainda estão em andamento ou não foram iniciadas.

Feedbacks e avaliações de desempenho: uma cultura de feedbacks e de avaliações de desempenho é essencial para se ter uma equipe produtiva.  O indicado é que sejam feitos de forma contínua e periódica, para que pontos de atenção e melhoria sejam identificados e rapidamente ajustados, contribuindo para a produtividade e cumprimento das metas.  Além disso, é primordial que, além de feedbacks e avaliações individuais, a equipe odontológica seja avaliada como um todo. Afinal, no consultório odontológico, a união faz a força. 

Ferramentas para gestão do tempo

Em um mundo cada vez mais tecnológico, não faltam ferramentas para auxiliar na rotina e tornar tudo mais fácil. Fazer o uso das tecnologias corretas no gerenciamento do seu negócio permite que um dos recursos mais relevantes do consultório seja otimizado: o tempo. Já pensou em quantas vezes uma cadeira ficou fazia enquanto o tempo era gasto em outras tarefas? 

Por isso, trouxemos algumas ferramentas que podem contribuir para um maior controle e gestão de tempo: 

Simples Dental

Não é novidade que o Simples Dental é uma das ferramentas mais completas para a gestão de um consultório odontológico. Dentistas que experimentam esse software odontológico, dificilmente voltarão ao modelo tradicional, que utiliza agenda de papel. Isso ocorre pois o Simples Dental foi criado pensando em resolver principais problemas que o cirurgião-dentista enfrenta ao fazer a gestão do consultório e ainda atender a todos os pacientes. 

Em um só app o profissional e sua equipe conseguem fazer a gestão da agenda de forma online, realizar o controle financeiro do consultório, acessar o prontuário digital e histórico de consultas de cada paciente e, ainda, criar campanhas de marketing e vendas de forma automática via SMS e WhatsApp. 

Se interessou? Leia o artigo: Simples dental: Por que investir em um software de gestão para o seu consultório.

Google Agenda

Outra excelente ferramenta para quem deseja gerenciar tarefas é o Google Agenda. Com o uso deste calendário online, é possível acompanhar os horários de atendimento, reuniões, eventos e demais compromissos. A ferramenta também disponibiliza a inclusão de lembretes e informações sobre tarefas agendadas, evitando eventuais esquecimentos. 

O Google Agenda possui, ainda, integração com outros aplicativos da Google, é o exemplo do Google Drive, Gmail e Google Meet. 

Trello

O Trello é uma plataforma conhecida mundialmente e de fácil utilização. Ela consiste, basicamente, na criação de quadros personalizáveis, onde você define de que forma pretende trabalhar. Inclusão de colunas, cartões, imagens e marcadores são algumas das funcionalidades desta ferramenta. E se você quer ir mais além, também é possível incluir prazos, marcar a pessoa responsável pelo quadro ou tarefa e integrar o Trello ao seu e-mail.

Como compartilhar metas e ferramentas com a equipe?

No caso das metas, é indispensável que, após defini-las, você compartilhe com toda a sua equipe.  

Reuniões de alinhamento periódicas são uma ótima forma de fazer isso, além, é claro, de sempre registrar via e-mail o que ficou combinado e quais serão as responsabilidades de cada membro da equipe, evitando falhas na comunicação. 

Além disso, o indicado é que você revise periodicamente as suas metas e sempre deixe seu time ciente de qualquer alteração. 

Em relação às ferramentas, é válido considerar dois pontos: 

1 – Pessoas costumam ser resistentes à mudança, por isso, é crucial que a sua equipe entenda a importância de implementar novas ferramentas e como elas irão contribuir para uma melhor execução do trabalho; 

2 – É indicado que a implementação de qualquer ferramenta seja feita de forma tranquila, considerando um tempo para que a equipe se adapte ao novo formato. 

Lembre-se: produtividade não se trata de trabalhar mais do que o necessário, pelo contrário, ser produtivo é conseguir realizar as tarefas dentro do período de tempo estabelecido, de forma eficiente. 

Gostou do nosso conteúdo sobre produtividade? Leia matéria sobre novas tecnologias odontológicas para 2022. Conhece mais alguma ferramenta ou metodologia que auxilia na gestão odontológica? Deixe nos comentários para que mais dentistas possam tornar seus consultórios mais produtivos.