O WhatsApp é uma das ferramentas de comunicação mais utilizadas do mundo: com mais de 2 bilhões de usuários usando a plataforma todos os dias, sendo cerca de 120 milhões só no Brasil.
Na odontologia, ele pode ser um aliado na comunicação com pacientes, auxiliando na confirmação de consultas, envio de lembretes e troca de informações sobre a clínica e seus serviços.
Quer saber mais sobre como usar o aplicativo de forma estratégica? Qual é a melhor versão para clínicas odontológicas? Como manter uma comunicação profissional com seus pacientes? Acompanhe este guia!
Por que usar o WhatsApp na sua clínica?
O uso do WhatsApp no consultório é uma excelente opção para quem busca uma comunicação mais ágil, humanizada e próxima com os pacientes.
A ferramenta é um dos canais mais usados no relacionamento entre clientes e empresas, pois facilita o contato no dia a dia e torna a atendimento mais acessível.
Conheça as vantagens:
- Conveniência para o paciente: em poucos minutos, o paciente pode marcar consultas, esclarecer dúvidas rápidas e receber orientações sobre tratamentos e saúde bucal.
- Comunicação próxima e humanizada: a conversa pelo WhatsApp aproxima clínica e paciente, contribuindo para a criação de um vínculo mais forte e pessoal.
- Redução de faltas e cancelamentos: com o uso de automação na clínica, é possível enviar lembretes automáticos aos pacientes, reduzindo o número de ausências ou cancelamentos de consultas.
- Oportunidade de fidelização: o envio de mensagens de aniversário ou datas especiais demonstra cuidado e atenção e ajuda a estreitar a relação dentista-paciente.
WhatsApp Business: aplicativo para empresas
O WhatsApp Business é uma versão WhatsApp voltada para empresas. Ele permite que você crie um perfil exclusivo da sua clínica, o que evita o uso de números pessoais e torna o contato com o paciente mais profissional.
As principais funcionalidades do WhatsApp Business incluem:
- Perfil comercial: endereço, e-mail, site, horário de funcionamento.
- Mensagens automáticas: saudações, ausências e respostas rápidas;
- Organização do chat: etiquetas para categorização de contatos e conversas;
- Estatísticas: dados sobre o volume de mensagens e interações.
- Automações: integração com chatbots e softwares de gestão por meio da API – Interface de Programação de Aplicações;
- Entre outras.
Dicas para uma comunicação assertiva via WhatsApp
Para tornar a comunicação e utilização do WhatsApp mais estratégica no consultório, é possível seguir algumas dicas. Comece a colocar em prática e ajude a sua equipe a aproveitar ao máximo essa ferramenta.
Divulgue o WhatsApp como canal de atendimento
Os pacientes precisam saber que o WhatsApp é uma das formas oficiais de entrar em contato com a sua clínica. Por isso, divulgue esse canal de atendimento no site, no e-mail, nas redes sociais e no próprio consultório.
- DICA: use links diretos e QR Codes para facilitar o contato.
Não deixe seu paciente sem resposta
O WhatsApp é um canal de comunicação que requer um contato ágil e próximo com pacientes e potenciais clientes. Por isso, quando alguém entra em contato, espera uma resposta rápida.
E é nesse ponto que muitas clínicas acabam perdendo oportunidades. A solução? Estruturar um atendimento via aplicativo, com uma equipe rápida, que encanta desde o primeiro contato.
Dica: para pacientes que enviam mensagens fora do horário de atendimento, programe respostas automáticas de ausência. Isso demonstra preocupação e cuidado, e evita problemas de comunicação.
Evite diagnósticos ou conversar sobre tratamentos
Conversas sobre diagnóstico e tratamentos odontológicos devem ser feitas presencialmente para evitar confusões e mal-entendidos que possam prejudicar a reputação do seu consultório.
Utilize o WhatsApp apenas para responder dúvidas pontuais ou reforçar as orientações pós-tratamento que já foram explicadas pessoalmente ao paciente durante a consulta. Isso demonstra zelo, profissionalismo e atenção aos detalhes.
Fale sobre valores pessoalmente
Evite discutir valores de procedimentos odontológicos pelo WhatsApp. O ideal é orientar o paciente a agendar uma avaliação presencial, pois o preço de cada tratamento varia conforme o diagnóstico e as necessidades específicas do caso.
Faça isso de forma acolhedora, explicando a necessidade da ida ao consultório. Você pode enviar algo como: “Para passar o valor exato, precisamos avaliar o seu caso de perto. Podemos agendar uma consulta?”
Respeite as regras de publicidade odontológica
O WhatsApp também pode ser utilizado para marketing odontológico. Um exemplo disso é o envio de promoções, dicas de saúde bucal e informações sobre novos tratamentos para sua lista de contatos, com o objetivo de atrair pacientes.
Contudo, é importante ter cautela ao fazer publicidade e propagandas odontológicas, evitando conteúdos sensacionalistas, promessas de resultados garantidos e outras abordagens que desvalorizem os serviços odontológicos ou imagem profissional.
E, claro, sempre respeitando as normas do Conselho Federal de Odontologia (CFO).
Leia também: Publicidade odontológica: o que pode e o que não pode?
Cuidado com o compartilhamento de informações
A privacidade e a confidencialidade dos dados do paciente devem ser sempre garantidas. Por isso, ao utilizar o aplicativo, evite compartilhar informações sensíveis, como diagnósticos e resultados de exames.
Embora o aplicativo ofereça criptografia de ponta a ponta para proteção das comunicações, ele não tem recursos de segurança adequados para dados de saúde, nem segue todas as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Diante dessa facilidade de comunicação com pacientes por meio das mensagens instantâneas, vale reforçar a importância de respeitar os limites éticos para o uso da ferramenta ao oferecer e divulgar serviços odontológicos.
WhatsApp e integração com softwares de gestão
Para tornar a comunicação com os pacientes ainda mais rápida e eficiente, alguns softwares de gestão odontológica possuem integração com o WhatsApp.
Um exemplo é o Simples Dental, software parceiro da Dental Speed que oferece desde automação de confirmação de consultas e campanhas de marketing até ferramentas de vendas.
O Copiloto sugere respostas em um clique, com tom configurável, e envia mensagens personalizadas com dados do paciente, horários e links de confirmação. Se necessário, oferece alternativas de reagendamento e registra o histórico no prontuário digital ou CRM.
Conheça as funcionalidades disponíveis com a integração:
Confirmação de consultas
Envie mensagens automáticas pelo WhatsApp para lembrar os pacientes da consulta e reduzir o número de faltas. A funcionalidade também oferece botões de resposta e atualização da agenda em tempo real.
Campanhas pré-definidas
Crie e envie mensagens automáticas aos pacientes, como felicitações de aniversário, orientações pós-cirúrgicas e pesquisas de satisfação. Isso demonstra cuidado e incentiva a fidelização.
Vendas com WhatsApp
Use o aplicativo integrado ao Simples Dental para atrair e converter paciente. Com mensagens automáticas, você pode enviar propostas, acompanhar orçamentos e até reativar pacientes inativos.
Agora que você já entendeu como o Whatsapp pode facilitar a comunicação, agilizar os agendamentos e aproximar a sua clínica dos pacientes, é hora de baixar o aplicativo, treinar sua equipe e começar a aproveitar todos esses benefícios
Além disso, ao integrar a ferramenta a um software de gestão, como o Simples Dental, você tem ainda mais possibilidades, graças às automações, ao acompanhamento de vendas e ao auxílio da inteligência artificial!
Quer saber mais sobre Gestão e Marketing na Odontologia? Acesse a categoria no blog Dental Speed e encontre conteúdos completos que ajudam você e sua equipe a evoluir o consultório!
Deixe um comentário