Como planejar e organizar o estoque dos materiais?

Você sabe o quanto é importante planejar e organizar o estoque dos materiais?

Começar um procedimento no paciente e descobrir de última hora que falta material, não é nada agradável. Compromete diretamente o seu rendimento, inclusive financeiro, pois essa situação coloca em cheque o profissionalismo de toda a sua equipe. Por mais jogo de cintura que você tenha numa circunstância dessas, os pacientes acabam percebendo o que aconteceu, e muitos deles enxergam este deslize como falta de organização e cuidado, o que pode ser terrível para a relação de confiança entre vocês.

Citando um exemplo meu, e talvez de muitos colegas que nos leem, vivo numa cidade que não tem dental com loja física, e no passado, me vi obrigado a desenvolver um mecanismo de sobrevivência para quem mora nos grandes centros: eu tinha uma mini-dental estocada no meu consultório.

Este fato aconteceu durante alguns bons anos e assim me dei mal muitas vezes. Controlar o estoque de tanto material não é simples, perdi muitos produtos (caros) por vencimento de seus prazos de validade e principalmente por falta de organização. Perdi dinheiro estocando mais do que eu precisava e fiquei com muita mercadoria, literalmente parada no armário.

Felizmente nos tempos atuais isso não é mais necessário! Aprendi a controlar melhor meu estoque. As facilidades de preço e prazos de entrega incrivelmente curtos das dentais online, como é o caso da Dental Speed Graph, facilitaram a minha vida e me permitem comprar materiais à medida que vejo meu estoque baixando. Com isto, evito gastos desnecessários, além de utilizar em meus pacientes produtos sempre novos.

O que estou querendo passar para vocês, é: pensem no estoque como o coração do seu negócio, ele tem que estar saudável para o bom funcionamento do restante da sua empresa.

Uma dica bacana e acessível, até para quem não tem muita habilidade com tecnologia, seria criar uma planilha no Excel, com o seu estoque de todos os produtos, o qual deve conter algumas informações:

• Nome do produto;
• Data de cadastro;
• Estoque mínimo: você deve avaliar qual giro você tem de determinado produto para ajudar na organização e controle;
• Prazo de entrega;
• Estoque disponível;
• Responsável: é importante registrar quem é responsável pelo controle, para seguir o fluxo da demanda.

A rotina deste novo processo deve ser muito bem traçada para manter a planilha com as informações atualizadas, e seguir com o objetivo de não ter mais faltas de produtos ou itens fora da validade. Seguir as diretrizes de organizar, controlar, cuidar e conhecer os produtos são essenciais para o sucesso.

Você também deve avaliar o espaço onde irá armazenar seus produtos, ele deve possuir fácil acesso, e visibilidade para melhorar o controle. Lembre-se de estocar o mínimo possível aqueles produtos cujo prazo de validade seja muito curto, e de deixar os produtos com prazo de validade próximos mais a frente, para serem usados primeiro.

Fique atento também para que o estoque esteja dentro do orçamento, ou seja, quanto ele estiver mais baixo, o investimento nos produtos deve ser melhor controlado. Tente acompanhar todos os dias seu estoque, apesar de contar com a ajuda do computador, essa ação lhe trará muitos benefícios.

Após organizar seu estoque, caso você não seja a única pessoa a usá-lo, treine a equipe e detalhe a estratégia usada para o controle, dessa forma ele ficará sempre preparado para o próximo paciente.

Pode ser difícil começar, pois requer tempo e uma organização que muitas vezes nós não temos, mas com certeza fica bem mais fácil gerenciar e planejar depois, proporcionando compras mais enxutas e eficientes.

Até a próxima !!!