A organização do consultório é um fator que conta muito não só para a execução de um bom trabalho, mas também para a avaliação positiva de um cliente. Afinal de contas, um ambiente em ordem reflete o cuidado do profissional com o seu ofício, com o serviço que oferece e, consequentemente, com o seu paciente.
Contudo, sabemos que manter um consultório odontológico em ordem é um desafio para esses profissionais, que precisam manusear tantos objetos e papéis para vários fins.
Ainda assim, é possível contar com um ambiente bem organizado. Basta seguir as nossas dicas a seguir. Confira!
Mantenha a organização do seu consultório com dicas práticas
Não sabe por onde começar a organização do seu consultório? Inspire-se com as sugestões a seguir:
Jogue fora o que não serve
Em uma análise rápida pelo consultório é fácil identificar objetos que estão ali apenas ocupando espaço e que não têm utilidade nenhuma, nem para você e nem para os outros. Depois de separar os materiais inutilizáveis, jogue-os fora o quanto antes. Deste modo, você abre espaço para novos utensílios e foca apenas em organizar aquilo que, de fato, é útil.
Venda ou doe aquilo que não usa mais
Conhece alguém que está precisando daquele material que você tem em excesso ou que não usa faz tempo? Que tal doar para quem está precisando?
Procure por profissionais que estejam começando no mercado e colabore com o desenvolvimento de seus colegas de profissão. Contudo, você também pode fazer uma grana extra, vendendo alguns materiais, ainda que por preços acessíveis. De uma forma ou de outra, você se livra do excesso e facilita a organização futura.
Use um fichário para organizar documentos
Relatórios, receitas, atestados e contratos são alguns dos muitos documentos que o dentista precisa manter em ordem dentro do seu consultório. Sendo assim, para não se perder em meio a tanta papelada, use um fichário, um gaveteiro ou até mesmo uma pasta com divisórias.
Classifique cada item arquivado. Ou seja, separe os arquivos por tipo ou de outra maneira que seja mais vantajoso para você, e guarde tudo em um local de fácil acesso. Nesse sentido, você pode usar pastas diferentes para: pacientes, contas a pagar, contratos, receituários, etc. Todavia, não se esqueça também de guardar com zelo os documentos que dizem respeito aos seus pacientes.
É fundamental facilitar esse acesso para averiguar o histórico de cada pessoa e assim otimizar o seu trabalho na hora de prescrever um tratamento ou prestar qualquer tipo de esclarecimento ao seu paciente ou demais interessados, a respeito dos serviços que você ofertou.
Cuide do seu estoque
Nada pior do que detectar a falta de um material extremamente necessário justamente na hora em que está precisando dele, não é? Porém, para não ter que passar por isso, tenha um controle eficiente do seu estoque de materiais. Nesse sentido, mantenha anotado tudo que foi usado em um dia de trabalho e alimente a sua planilha. Além disso, verifique essas anotações com frequência e reponha o que está faltando.
Ter esse controle é fundamental não só para não ser pego de surpresa com a falta de alguma peça essencial, mas também para que você tenha um domínio maior sobre seu trabalho. Desse modo, você consegue se atentar às promoções na compra de novas ferramentas, bem como a antecipação de compras de equipamentos, dentre outras vantagens.
Separe os materiais por tipo ou por procedimento
Um móvel com gavetas é o suficiente para guardar boa parte dos seus objetos de trabalho. Sendo assim, use uma gaveta para cada tipo de material ou de acordo com o procedimento realizado. Além de facilitar a rotina de trabalho, isso agiliza o controle do estoque.
Use organizadores dentro das gavetas
Sim, é importante ter um organizador dentro da gaveta para que os objetos não fiquem soltos, espalhados e misturados, dificultando o acesso. Afinal, organizadores são peças simples, fáceis de encontrar e que ajudam a manter tudo arrumado, facilitando o manuseio.
Materiais usados com mais frequência devem ter lugar de destaque
Para facilitar a execução do seu trabalho, tenha uma bancada para armazenar aqueles itens que você usa diariamente. Em síntese, isso vai te poupar tempo e acelerar o seu serviço. Do mesmo modo, também é uma maneira de evitar que você se movimente pelo consultório sem necessidade, em busca de material, o que consequentemente otimiza o seu tempo.
Use etiquetas de identificação
As etiquetas de identificação devem nomear as gavetas, as pastas de documentos e qualquer outro recipiente usado para armazenar itens de trabalho. Além disso, é uma tarefa que só é executada uma vez e que vai lhe garantir bons e valiosos minutos futuramente, pois assim você não terá que ficar procurando objetos de forma aleatória pela sala.
Organize a sua agenda
A organização do consultório é primordial para a execução de um bom trabalho. Porém, ela por si só não é suficiente, se sua agenda for uma bagunça. Ou seja, de nada adianta ter tudo em ordem se você se perde nos seus horários, não controla os atendimentos, não consegue definir um tempo para descanso, etc. Acima de tudo é prejudicial não só para a evolução do seu desempenho profissional, mas também para a sua própria saúde mental.
Afinal, é muito difícil se sentir produtivo e tranquilo quando você está perdido no meio de tantas tarefas e compromissos desordenados. Mude isso o quanto antes. Antes de mais nada, planeje o seu dia logo cedo ou na noite anterior, anote tudo na agenda, defina e respeite o seu horário de descanso e evite o excesso de trabalho. Assim sua produtividade vai melhorar com o equilíbrio.
Organização também on-line
Não pense que é apenas o seu espaço físico que deve estar organizado, o seu ambiente virtual também deve seguir regrinhas importantes de organização. Ou seja, tire um dia para fazer uma varredura no seu computador, eliminar arquivos desnecessários e organizar todo o resto que for importante. Ter um sistema de armazenamento na nuvem para facilitar o acesso a partir de outros lugares — como um software remoto ou pelo próprio Google Drive — é primordial para desocupar a memória do seu computador.
Por fim, sempre que criar um arquivo novo, salve-o no local de destino para evitar que a desordem se repita futuramente.
Faça da organização um hábito
Não adianta muito organizar o consultório uma vez e deixar para lá, não é verdade? Por isso, habitue-se a manter tudo em ordem. Todavia, para incorporar esse hábito acostume-se a arrumar um pouco o seu consultório diariamente, pondo no lugar tudo que usou naquele período. Uma vez por semana faça uma organização mais ampla.
De fato, a organização do consultório deve ser encarada como uma medida importante e necessária tanto para facilitar a vida do dentista durante a execução do seu trabalho, como também para ajudá-lo a melhorar a sua produtividade e garantir o reconhecimento de seus clientes.
Além de ser esteticamente mais bonito, a organização ajuda o seu consultório a ser mais valorizado, contribuindo para o seu sucesso profissional.
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