O momento atual da odontologia tem muita relação com a atmosfera do filme que assisti ontem, antes de começar a escrever este artigo.

O filme ‘Rush – No Limite da Emoção’ conta algumas histórias em torno da rivalidade entre os pilotos Niki Lauda e James Hunt. Ambos, igualmente brilhantes, ainda que fossem donos de personalidades completamente distintas. 

Lauda era um piloto do tipo técnico, sabe? Igual a um (a) dentista perfeccionista, que faz aquela restauração de resina impecável. O austríaco trabalhava ao lado dos mecânicos estudando melhorias para o carro que ele considerava como uma parte da sua marca como vencedor.  Em contrapartida, Hunt era um bon vivant. Um inglês motivado por um espetáculo em particular: ele mesmo. Tenho certeza que você também conhece um (a) dentista assim. Tratamentos impecáveis não bastam: esses profissionais têm uma assinatura e esperam o reconhecimento dela.

Logo, eu sugiro que você assista o filme, mesmo que não goste de Fórmula 1. Ele é super interessante, está disponível no Netflix e a sinestesia criada para contar essa grande história fazem valer o tempo na frente da televisão.

Mas espera, primeiro, você precisa descobrir porque escrevi esse texto logo depois de assistir um filme sobre Fórmula 1!

 

Imagem filme RUSH

 

Safety Car na odontologia: o desafio que exige ações iguais

Mês passado participei de um evento da Sorrinova e eu e alguns dentistas batemos um papo esclarecedor sobre a odontologia em 2020 até agora. 

Durante a conversa, Plínio Tomaz, dentista que presta consultoria e mentoria para dentistas há muitos anos, comparou o momento que vivemos com a entrada do safety car (ou carro de segurança) na corrida de Fórmula 1.

Se você não sabe o que isso significa, vou resumir: depois de um acidente, ou qualquer situação que possa colocar a vida dos pilotos em perigo, o safety car entra na pista. Ele assume a frente dos carros de corrida e, a partir desse momento, são proibidas ultrapassagens e qualquer outro tipo de manobra além de os carros serem obrigados a andar mais devagar. 

A corrida muda, mas é mantida. Familiar, não acha? E eu acho que o Plínio foi muito feliz na sua comparação porque eu vejo o cenário da odontologia neste momento bem parecido com isso. 

Sou dono de clínica, minha rede de contatos é 80% formada por dentistas e acompanho mais de 10 mil clínicas só com o Simples DentalMuitos desses dentistas estão com medo de colocar o pé no acelerador, exatamente pelo fato de que a odontologia toda desacelerou por um breve período. 

Eles estão focando em estratégias para manter os negócios funcionando. 

E é por isso que eu decidi escrever esse artigo ao invés de ir para minha cama dormir depois daquele filmaço.  Listei algumas ações que estão ajudando muitos dentistas a superarem esse momento desafiador. Sim, desafiador, mas a corrida continua e, agora, você só precisa fazer o mais simples: manter-se em movimento. 

 

 

Aumentando o faturamento com ações internas

Antes de entrarmos nas ações é importante que você faça uma ação prévia. Ela vai servir para que todas as ações que eu vou citar adiante tenham uma taxa de conversão maior, e seu esforço ou esforço do seu time seja mais recompensado. 

Muitos pacientes estão deixado de frequentar nossos consultório, porque estão com medo de contrair o Covid-19. Isso é a única coisa que se fala nos jornais e é natural que as pessoas fiquem com medo, deixando para depois qualquer coisa que elas pensem que não é seguro. 

Por isso você precisa fazer um vídeo, gravar um áudio ou escrever um texto para comunicar seus pacientes quais medidas de biossegurança você está adotando para proteger seus clientes.

 

Explique o que você tem feito para minimizar os riscos de contaminação e os processos que você criou para deixá-los seguros. 

Seja sucinto, mas reforce o seu compromisso com a saúde e o bem-estar dele, ainda mais diante dessa nova realidade.

Depois disso, você criará um planejamento para desenvolver 4 ações: 

 

  • Renegociar orçamentos não-aprovados ou parcialmente aprovados;
  • Escanear retornos perdidos;
  • Reagendar consultas canceladas;
  • Sensibilizar clientes inadimplentes.

 

Vou falar um pouquinho delas a seguir.

 

Renegociar orçamentos não-aprovados ou parcialmente aprovados

Devemos dividir essa ação em dois blocos: um com orçamentos não-aprovados e o segundo com parcialmente aprovados. 

Orçamentos parcialmente aprovados

Os parcialmente aprovados podem ser priorizados, porque os pacientes que já fazem tratamento com você e já conhecem o seu trabalho tem uma chance maior de fechar. Para isso você precisa dar um empurrãozinho, um incentivo a mais para ele fechar aquele tratamento que não fechou alguns meses atrás.

Para essa ação priorize orçamentos que você fez há algum tempo, entre 3 e 12 meses. Não adianta ligar para um paciente que acabou de fechar um orçamento e tentar fechar mais. Provavelmente, ele não fechou todo o orçamento nesse momento pois não tinha condições. O que é lógico pode mudar com o tempo.

Além disso, uma etapa importante dessa abordagem é mostrar que você vai dar uma condição especial para ele fechar esse tratamento, devido a pandemia, e essa condição especial vai durar somente nesse período. Ou seja, você vai dar um desconto e esse desconto tem prazo de validade. Inclusive, você pode dizer que vai dar esse desconto só até encher sua agenda, e para isso você precisa de uns 10 ou 15 novos planos de tratamento. Isso vai gerar um gatilho de escassez no seu paciente. 

Eu recomendo que vocês deixem muito claro os benefícios de fazer o tratamento que ele optou não fazer e, lógico, os riscos de não fazer esse tratamento. Mostre o quanto isso pode se tornar mais caro caso ele demore muito para fazer. Muitos dentistas sabem dos riscos e não deixam isso claro para os pacientes, o que faz com que eles saiam das consultas achando que adiar, ou não fazer o tratamento, não vai gerar nenhum risco. 

Orçamentos não-aprovados

Agora vamos entrar nos orçamentos não-aprovados. A ideia é fazer basicamente as mesmas coisas que eu ensinei anteriormente, a principal diferença é que você vai focar nos orçamento não-aprovados mais recentes antes. 

A ideia é a mesma: dar um desconto, gerar escassez, desconto limitado por alguns dias, ou até atingir um quantidade de pacientes em tratamento, e deixar muito claro riscos e benefícios.  Outra coisa super legal que pode e deve ser usada para tentar fechar esses orçamentos é usar prova social. Use depoimentos em vídeos, áudios, prints de conversas de seus pacientes para aumentar a confiança dos pacientes em você e no seu trabalho. 

Confiança é um dos sentimentos essenciais para que seus leads (quase pacientes) se tornem pacientes efetivamente e fecham um orçamento.  Eu sempre recomendo que esse contato com o paciente que não fechou orçamento seja organizado na primeira consulta. Eu ensino a fazer isso nesse artigo: [Blog] Como entrar em contato com os pacientes que não fecharam orçamento.

No entanto, nada impede de você fazer isso agora com todos os seus orçamentos não-aprovados dos últimos meses, pois você tem uma oferta para esse clientes e uma condição especial, o que é uma ótima desculpa para entrar em contato com eles.  Não esqueça de ler o artigo que eu citei acima e tornar isso um processo do seu consultório daqui para a frente. 

 

Escanear retornos perdidos

Retornos, sem sombra de dúvidas, estão entre as ações onde os dentista mais desperdiçam oportunidades de gerar mais receita. O paciente já fez trabalho com você, logo, ele quer garantir que o trabalho que ele fez dure o máximo possível. E você garante isso oferecendo retornos de tempos em tempos.  Minha recomendação é, inclusive, você criar pacotes de retorno onde o paciente paga por mês e pode voltar para fazer alguns tratamentos específicos. 

Se você ainda não tem esses pacotes, pelo menos ligue para seus pacientes e os reagende. Retornos só ótimos para você e para seu pacientes, e a grande maiorias dos consultórios não faz esse controle. Se você usa o Simples Dental é super fácil cadastrar um retorno. O sistema gera um alerta para que você entre em contato com esse paciente quando o retorno dele vencer. 

Para aumentar a conversão desses retornos você pode usar a mesma estratégia do do exemplo anterior. Explique que está passando por um período desafiador e, por isso, está oferecendo essa condição especial. Isso também deve virar um processo no seu consultório. Assim como a secretária confirma as consulta todos os dias, você deveria ligar para os retornos que vencem todo santo dia. 

 

 

Reagendar consultas canceladas

A maioria dos consultórios aqui no Brasil possui um índice de falta entre 10% a 30%, como apontou o resultado da Pesquisa de Gestão de Consultórios realizada pelo Simples Dental.  Isso acontece, principalmente, com aqueles consultórios que têm ações ativas de marketing em redes sociais e afins. Pacientes de primeira consulta tendem a ter uma taxa de faltas muito maior, e se você quer maximizar suas ações de captação você precisa ter esse processo redondo no seu consultório. 

Eu sempre recomendo que um paciente que faltou seja reagendado 3 vezes. Menos do que isso você pode estar perdendo uma oportunidade de fechar, e talvez ele não esteja interessado. Você também pode adotar estratégias para minimizar as faltas, que eu explico nesse artigo aqui: Quer diminuir o índice de faltas e atrasos do seu consultório?  

Esses pacientes que faltam são leads qualificados, por isso, preste muita atenção neles. Se você usa uma agenda de papel, recomendo que faça um lista com os pacientes que cancelam ou faltas às consultas para que você saiba quem são eles.  Se você usa o Simples Dental, pode pegar essa lista no Menu Inteligência, na aba de tarefas. A lista de consultas canceladas está disponível ali e você só precisa de mais um clique para reagendá-la.

 

Consulta cancelada
Visualização de consultas canceladas na versão web do Simples Dental

 

 

Importante: essa atividade deve ficar sob a responsabilidade da sua secretária. Demonstre o impacto dessa mudança e estimule a sua, ou seu, ajudante a colocar a ligação para consultas canceladas na rotina diária.  

 

Sensibilizar pacientes inadimplentes 

Parece contraditório, mas, confie em mim: você precisa cobrar os pacientes devem para você. E esse pode ser um bom momento para fazer isso.

Pode parecer perda de tempo, mas eu estou vendo muitas clínicas recuperando receita com essa estratégia.Prepare uma proposta diferenciada, com uma condição especial para essas pessoas acertarem a dívida. Comece pelas mais antigas, que você já cobrou algumas vezes.  Explique porque você está ligando para ele, como está a situação no seu consultório e ofereça um desconto que faça sentido para ambos. O segredo é oferecer uma condição realmente diferenciada para ele acertar o débito em atraso. 

Essa condição pode ser desconto de juros, ou do próprio débito, e uma condição diferenciada de pagamento. Boletos ajudam muito nisso e no Simples Dental, por exemplo, você consegue emitir boletos facilmente sem qualquer tipo de contrato com os bancos. É só cadastrar uma conta e emitir boletos, o que pode facilitar a cobrança desses pacientes. 

Crie o hábito de gerar receita sem precisar de mais pacientes 

Quase ninguém estava preparado para um ano desafiador como 2020. Como dentista, confesso que inicialmente fiquei muito triste e, obviamente, preocupado com tudo isso.  No entanto, com vários países restabelecendo a normalidade, acredito estamos ensaiando um recomeço, ainda que timidamente. Tenho certeza de que há muito para fazer, e é por isso que estou criando tanto conteúdos.

Uma vez escutei uma frase: “conhecimento é poder”. Pelo que pesquisei é do filósofo Francis Bacon. É com isso em mente que ajudo dentistas aumentarem suas habilidades de gestão e alcançarem o seu máximo potencial. Coloque as ações aqui de cima em prática e me diga o que achou deste conteúdo nos comentários. 

E por fim a única coisa que peço é: não desista. A corrida continua, você só precisa continuar em movimento.

Um abraço e fique com Deus.

 

 

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