Como aumentar a produtividade da secretária
A secretária de dentista é a principal responsável por diversas atividades importantes na clínica, além de ser a primeira pessoa a ter contato com o paciente. Para que ela desempenhe bem suas funções e entregue bons resultados, é preciso ter um olhar estratégico para essa função.
Planejamentos diários, metas e treinamentos são algumas das maneiras de aumentar a produtividade da profissional. Confira neste artigo estratégias decisivas para o sucesso de sua clínica ou consultório odontológico.
Faça um planejamento diário de tarefas
Toda clínica ou consultório odontológico tem uma rotina de atividades, por isso elaborar um planejamento diário de tarefas é a primeira coisa a fazer. Esse planejamento funcionará como um norte para o trabalho que a secretária irá executar ao longo do dia.
Reserve um tempo do dia anterior para anotar todas as tarefas e obrigações que devem ser feitas no dia seguinte, definindo:
- o que deve ser feito;
- o prazo para ser feito;
- se depende de terceiros;
- como fazer (no caso de processos básicos e/ou que demandam mais detalhes para serem executados).
É importante também indicar o que é tarefa rotineira e o que é tarefa específica do dia. Dessa forma, a própria secretária, ao longo do tempo, irá se adaptar à rotina, e as chances de ela esquecer algo importante diminuem.
Lembre-se também de não fazer uma lista de tarefas tão rígida. Ter espaços no planejamento possibilita encaixar atividades que não foram previstas ou foram adiadas, e outras que podem ser antecipadas.
Defina também um tempo para executar cada tarefa, para acompanhar o processo e saber em quais pontos é preciso melhorar. Isso colabora para que as atividades sejam feitas de forma cada vez mais rápida e eficiente.
Em resumo, ter um plano diário mantém o trabalho organizado e evita o desperdício de tempo, facilitando para a secretária executar todas as suas funções de forma produtiva.
Liste prioridades
Para complementar o tópico anterior, é fundamental organizar a lista de tarefas por ordem de prioridade. Destacar o grau de importância de cada uma garante que as mais urgentes sejam feitas primeiro e não corram o risco de serem procrastinadas.
Com isso, também é possível visualizar onde encaixar novas tarefas que surgirem. Ter suas funções organizadas auxilia a secretária a saber no que focar primeiro, sem que ela tente realizar várias atividades ao mesmo tempo e não concluir nenhuma.
Além disso, fazer uma atividade de cada vez aumenta o nível de concentração e, por consequência, a produtividade. Especialmente quando se trabalha com o público ─ quando é preciso estar sempre atento ao que acontece ao redor.
Estabeleça metas
Outro ponto fundamental para aumentar a produtividade de sua secretária é estabelecer metas e expectativas. Isso permite que ela saiba o que se espera de seu trabalho e como atingir os objetivos.
As metas devem ser sempre realistas e vão depender dos objetivos da própria clínica. Alguns exemplos são:
- não deixar o paciente esperando por mais de “X” minutos no telefone ou WhatsApp;
- entrar em contato e fazer o acompanhamento de “Y” orçamentos por semana;
- digitalizar “Z” prontuários de pacientes por dia;
- realizar “N” pesquisas de satisfação por mês.
É possível pensar em metas para períodos pequenos e, de tempos em tempos, fazer uma análise de desempenho da colaboradora. Não esqueça de indicar os resultados obtidos e dar feedbacks sobre seu trabalho e o que pode ser melhorado.
Se você deseja saber mais sobre como implementar ferramentas e modelos de trabalho para tornar o consultório mais produtivo.
Contrate um software odontológico
Cada vez mais presente no dia a dia de clínicas e consultórios odontológicos, a tecnologia se tornou uma aliada da produtividade. Algumas tarefas, como confirmação de consulta, já podem ser feitas por ferramentas ou soluções que otimizam a rotina, como softwares odontológicos.
Tendo esse auxílio na gestão e organização da clínica, principalmente no controle financeiro e de agendamento, a secretária tem mais tempo para focar em ações estratégicas e no atendimento ao paciente. O Simples Dental, por exemplo, oferece integração com o WhatsApp para o agendamento de consultas.
Na prática, isso possibilita uma economia de tempo de até 30% nas atividades da secretária com confirmações automáticas, o que equivale a duas horas diárias da profissional.
Para a dentista Ariely Caramori Moraes, a facilidade da automação do Simples Dental trouxe praticidade para a rotina de sua secretária.
“Usar o Simples Dental permite que minha secretária direcione o tempo dela para focar nas vendas e fidelização de pacientes aqui no consultório.”, explica ela.
Outro benefício de contratar um software odontológico é a centralização de todas as informações, desde histórico de consultas a prontuários e imagens. Isso faz com que a busca por esses dados seja muito mais rápida e simples, tudo ao alcance de alguns poucos cliques.
Além disso, a ferramenta permite que tudo seja acessado online de forma rápida e de qualquer lugar. Leia agora os “7 motivos para usar uma agenda online na sua clínica” e descubra todos os benefícios da agenda online.
Invista em treinamentos e capacitações
O investimento em treinamentos e capacitações de secretárias tem gerado cada vez mais benefícios a curto e longo prazos, tanto para as clínicas e consultórios quanto para as profissionais.
Uma secretária bem treinada e com conhecimento sobre todos os processos da clínica ou consultório é uma profissional mais produtiva e motivada. Afinal, ao desempenhar seu trabalho de forma eficiente e ágil, ela evita que o dentista ou a dentista tenha custos excessivos ou se preocupe com questões administrativas que não sejam estritamente necessárias.
Nesse sentido, busque capacitar internamente sua funcionária levando em consideração três principais tópicos:
- Atendimento: para que a atenção aos pacientes seja feita de forma humanizada e personalizada, aumentando a satisfação com o consultório ou a clínica;
- Software de gestão e outras tecnologias: para saber como utilizar o sistema e extrair o melhor desempenho dele e das demais ferramentas de gestão e equipamentos, de maneira segura e eficiente;
- Procedimentos e serviços oferecidos pela clínica: para entender o básico sobre os tratamentos realizados pela clínica, facilitando na hora de responder aos pacientes quando for questionada.
Entre as demais opções de treinamento e capacitação, é possível também investir na carreira de sua funcionária por meio de:
- palestras;
- workshops;
- cursos profissionalizantes;
- cursos de graduação;
- cursos EaD;
- certificações para auxiliar de dentista.
Isso não só aumenta a produtividade da profissional, como a incentiva a sempre fazer seu melhor, ser confiável e adquirir ainda mais habilidades para crescer junto com a clínica. Leia matéria completa sobre “Produtividade no consultório odontológico“.
Desenvolva uma comunicação interna
Por fim, para garantir que os tópicos anteriores estejam alinhados e funcionem, é essencial desenvolver estratégias de comunicação interna na clínica. Isso faz com que a secretária e a dentista ou o dentista, assim como o restante da equipe em alguns casos, trabalhem de forma integrada.
Além disso, a comunicação interna também torna todos os processos mais eficientes e focados no bom atendimento ao paciente. Para isso, defina processos para situações como:
- o que ela deve falar quando atender o telefone;
- por quais meios ela pode se comunicar com a dentista ou o dentista;
- em qual momento da consulta ela deve entregar ao cliente o formulário de satisfação (caso faça parte de suas funções);
- que tipo de resposta ela pode dar para clientes irritados, seja por telefone, mensagem ou pessoalmente;
- quando houver uma situação urgente, a quem ela deve recorrer;
- com quem ela deve entrar em contato para esclarecer dúvidas sobre o software odontológico;
- como e em quais momentos ela faz as cobranças de pagamento;
- como responder um paciente que deseja marcar a consulta em horário que não está disponível;
- como responder a pacientes que pedem diagnósticos ou tratamentos por telefone ou mensagem;
- como orientar pacientes sobre o endereço da clínica e outras informações.
Com essas orientações, a secretária irá se adaptar aos diversos cenários e, com o tempo, saberá como agir mesmo que não haja necessariamente uma resposta padrão. Lembre-se: esses “roteiros” não devem ser engessados, para não robotizar as respostas e ações da secretária. O paciente precisa, sobretudo, saber que há um ser humano do outro lado, para sentir-se confortável e satisfeito com a clínica.
Quer saber mais essas e outras diferenças? Leia a matéria completa sobre “Auxiliar de dentista e diferenças entre ASB, TSB e secretária“.
Você tem alguma dúvida sobre como aumentar a produtividade da secretária odontológicas? Escreva para nós nos comentários!
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