A agenda de dentista é um dos itens mais importantes de um consultório ou clínica odontológica, e quem a gerencia sabe que é fundamental manter a organização das consultas e compromissos para que a demanda se ajuste à rotina desses profissionais.
Mais que isso, a organização da agenda também impacta diretamente nos resultados do negócio, pois permite acompanhar e medir dados como a quantidade de retornos, número de pacientes particulares, procedimentos que mais faturam, entre outras informações que auxiliam a determinar estratégias de vendas mais assertivas.
Contudo, a tarefa nem sempre é fácil, pois exige principalmente um gerenciamento diário. Neste artigo, confira sete dicas de como organizar de forma eficiente a agenda da sua clínica.
Utilize uma agenda online
Quando se fala em organização de agenda, o controle de consultas e compromissos fica muito mais fácil com a utilização de uma agenda online. Portanto, a primeira dica é: aposente sua agenda de papel!
Isso porque em comparação com a agenda impressa, a digital traz inúmeros benefícios, como:
- Facilidade de acesso e edição de agendamentos de qualquer lugar e a qualquer momento;
- compartilhamento simultâneo com toda a equipe;
- otimização de tempo e processos mais ágeis;
- melhora na qualidade do atendimento;
- segurança de dados.
Além disso, o ideal é que a agenda online seja integrada a um software odontológico, que permite também a gestão de prontuários de pacientes, controle financeiro, entre outros recursos para facilitar a rotina de dentistas e secretárias.
O Simples Dental, plataforma oficial da Dental Speed, por exemplo, possui funcionalidades de Agenda Online, Prontuário Digital, Gestão e Controle Financeiro e Marketing e Vendas, além de recursos como:
- integração com o WhatsApp Web;
- assinatura eletrônica;
- aplicativo Simples Dental, para acesso à agenda, equipe e fichas de pacientes;
- aplicativo Meu Doutor, com foco na comunicação entre paciente e clínica;
- funil de vendas personalizado;
- integração com maquininha de cartão.
Com a ferramenta, a dentista ou o dentista dispõe de todos os recursos que precisa para a gestão de sua clínica ou consultório, sem depender de inúmeros papéis ou mesmo de sua secretária para conferir determinadas informações e horários.
Em resumo, utilizar uma agenda online é o primeiro passo para garantir a melhor organização da sua clínica ou consultório e, integrada a um software odontológico, toda a sua gestão se torna mais eficiente e rentável.
Faça as contas: quanto você gasta com papel hoje e quanto gastaria com um software que, além de facilitar sua rotina, trará um retorno financeiro?
Equilibre os atendimentos
Para evitar tanto a ociosidade na agenda quanto os horários lotados, uma dica de organização bem importante para qualquer clínica é equilibrar os atendimentos mais demorados e os mais rápidos.
Por exemplo, é comum que consultas de rotina, retornos e manutenção, na maior parte dos casos, sejam mais ágeis.
Por outro lado, a primeira consulta de um paciente costuma ter uma duração maior, pois é preciso conhecer a pessoa, seu histórico de saúde bucal, fazer as perguntas da anamnese, preencher seu prontuário e, por vezes, fazer exames.
Frente a isso, equilibrar as consultas de pacientes novos e recorrentes possibilita otimizar melhor o tempo tanto de dentistas quanto da secretária, além de permitir encaixes ou agendamento de consultas de emergência.
Faça intervalos de segurança
Outro fator que faz a diferença na organização da agenda é o intervalo entre as consultas, pois mesmo equilibrando os atendimentos é preciso considerar a possibilidade de imprevistos.
Por exemplo, um procedimento que acaba sendo mais demorado interfere diretamente nos próximos agendamentos e pode fazer com que pacientes esperem mais do que foi calculado.
O tempo desse intervalo de segurança pode variar de acordo com o fluxo de atendimentos da clínica e os tipos de procedimento, porém 10 minutos, na maior parte dos casos, já auxiliam a garantir que a consulta não extrapole tanto o tempo planejado.
Esse período também promove uma maior satisfação daqueles pacientes que chegam mais cedo e podem ser atendidos com antecedência, além de ser usado também para que a dentista ou o dentista se prepare para o atendimento seguinte.
Preze pela pontualidade
Não é apenas a pontualidade dos pacientes que impacta na organização dos atendimentos, mas principalmente a pontualidade da clínica.
O atraso de fornecedores na entrega de produtos ou a demora do protético com o material podem comprometer uma consulta ou procedimento agendado.
Por isso, uma dica preciosa para a organização não só da agenda, mas da gestão e funcionamento da clínica como um todo é: seja pontual e preze pela pontualidade de toda sua equipe e terceiros.
A pontualidade agrega valor no serviço e, principalmente, fideliza seus clientes.
Utilize sistemas de confirmação
A tarefa de confirmar as consultas, uma das mais comuns na rotina de um consultório, pode ─ e deve ─ ser facilitada e otimizada com o uso da agenda online integrada a um software odontológico.
O Simples Dental, por exemplo, oferece a confirmação de consultas de duas formas: por automação e pelo WhatsApp Web.
Com a automação, o software envia confirmações automáticas por WhatsApp e/ou SMS. Ao receber as mensagens, basta que os pacientes respondam “SIM” ou “NÃO” para que a consulta seja confirmada ou cancelada no fluxo da agenda no sistema.
Já a integração com o WhatsApp Web permite personalizar as mensagens de confirmação de consulta e agilizar a comunicação com pacientes em apenas três cliques.
Dessa forma, a secretária só precisa acompanhar esse fluxo de confirmações, cancelamentos e respostas pendentes para diminuir o índice de faltas e aumentar a chance de conversão de orçamentos e oportunidades.
Segundo dados do próprio Simples Dental, o sistema de confirmação possibilita uma economia de tempo de até 30% nas atividades da clínica, o equivalente a uma média de 2 horas por dia que podem ser utilizadas para ações mais estratégicas ou investidas em um bom atendimento.
Treine a pessoa responsável
Se a clínica dispõe de uma pessoa responsável pela agenda, como a secretária ou auxiliar, é fundamental que ela seja treinada para fazer a gestão correta das consultas e compromissos.
Esse alinhamento deve ser feito tanto com relação à forma como a dentista ou o dentista, além do restante da equipe, trabalham e atendem, quanto ao funcionamento da agenda online e demais funções do software odontológico.
Isso faz com que a pessoa esteja a par de todo o dia a dia da clínica para auxiliar os profissionais, fazer um bom atendimento e transmitir segurança aos pacientes, além de ter autonomia para tomar decisões a respeito de horários e datas.
Faça pós-venda
Por último, uma dica que não pode faltar é: utilize a agenda para fazer o pós-venda.
O pós-venda é uma estratégia que consiste no relacionamento com o paciente após a consulta.
Com o auxílio da agenda é possível manter esse contato de forma organizada, sem que ele seja muito insistente ou pouco frequente, além de ter em mãos todas as informações sobre a consulta para saber qual tipo de pós-venda pode ser feito.
Dessa forma, uma vez por semana, por exemplo, a pessoa responsável pela agenda pode entrar em contato com os pacientes desse período, cujo objetivo pode ser alguma das opções abaixo:
- verificar a satisfação do atendimento;
- identificar pontos de melhoria;
- oferecer novos serviços ou pacotes personalizados;
- esclarecer dúvidas ou solucionar eventuais contratempos;
- oferecer programas de fidelização;
- pedir a indicação da clínica a outros pacientes.
Essas informações permitem pensar em estratégias para melhorar até mesmo os processos no seu consultório.
Quer saber mais sobre como aumentar a eficiência da sua agenda e vender mais? Conheça a solução da Simples Dental, que oferece todas as ferramentas que você precisa para sua clínica crescer!
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